مرکز تماس

به عنوان اولین و مهمترین نقطه ارتباطی بین هر سازمان( شرکت)  و مشتریانش تعریف می شود و اکثر( بیشتر)  تماس های ورودی مرتبط با سازمان و تماس های خروجی در آنجا انجام می پذیرند(میشود). محبوبیت(استفاده از) مراکز تماس در جامعه ی مدرن(یشرفته) رو به افزایش است، بسیاری از شرکت ها خدمات مشتریان و بخش پشتیبانی( خدمات پشتیبانی) را در این بخش متمرکز کرده اند(قرار داده اند). مراکز تماس،  کارکنان(کارمندان) بسیاری را در بخش خدمات مشتریان، بخش فروش و بخش پشتیبانی به کار می گیرند(مشغول به کار میکند).

به‌طور کلی(به بیان دیگر) مرکز تماس به منظور(در جهت) دریافت، انتقال و ارسال حجم زیادی از درخواست‌ها از طریق تلفن، پست الکترونیکی (Email)، پیام‌کوتاه (SMS)، نمابر (Fax) و وب به کار گرفته می‌شود و نیاز به یک راه مقرون به صرفه (با هزینه کمتر)برای مدیریت موثر و مداوم(مناسب )این کانال‌های ارتباطی دارد.

کار مرکز تماس چیست؟

کار مرکز تماس (ارایه)خدمات به مشتریان است که با استفاده از تلفن و کامپیوتر و تبلت انجام می پذیرد. هر دو نوع کار(خدمات) در این صنعتداخلی(تکنولوژی) هستند، چه تماس های ورودی، چه تماس های خروجی(هردو تماس های ورودی و خروجی). این نوع کار را در منزل نیز میتوان انجام داد ولی بسیاری از مرکز تماس ها محل کار معینی(ثابتی همراه با کارکنان زیادی ) دارند.

مزایا مرکز تماس:

• رسیدگی به تماس های مضاعف
• رضایت مشتریان
• افزایش درامد
• کاهش هزینه

انواع مراکز تماس با مشتریان:

• مرکز تماس ورودی و خروجی

• مرکز خدمات مشتریان

دفتر مجازی

یک دفتر مجازی (شرکت مجازی) اشاره به شرکتی میکند که که ممکن است یک مکان ثابت نداشته باشد کارکنان (کارمندان)دفتر(شرکت) ممکن است در خانه(منزل خود) و یا درمکان های مختلف کار کنند(مشغول به کار باشند).

امکانات (مزایا)دفتر مجازی و سرویس ها

• عدم نیاز به دفتر فیزیکی و تجهیزات سخت افزاری( دفتر و امکانات فیزیکی و تجهیزات واقعی)
• هزینه بسیار پایین و مقرون به صرفه
• دستیار مجازی
• بهبود کیفیت خدمات مشتری
• کاهش برخی از هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
• قابلیت ارسال و دریافت فکس
• کاهش تردد پرسنل و هزینه‌های آن(هزینه رفت و آمد کارکنان)
افزایش و بهبود کیفیت زندگی پرسنل(

معایب دفتر مجازی

• ارتباطات مجازی فاقد تعامل اجتماعی چهره به چهره(روابط عمومی به صورت رو در رو ) است
• جلسات هماهنگی ممکن است دشوار باشد به خصوص(مخصوصا) اگر کارگران (کارمندان) در چندین منطقه زمانی(مختلف) پراکنده شده است(باشند).

 فضای کار اداری

یک دفتر به طور کلی یک اتاق و یا یک  منطقه(فضای) دیگر که در آن کار اداری انجام شده است(میبا شد) ،  همچنین ممکن است یک موقعیت در یک سازمان با وظایف خاص(متعدد) به آن متصل (شده) باشد.

ویژگی های محیط کار خوب

معمولاً( به طور معمول) برای آنکه کارکنان(کارمندان) در محیط کار خود به راحتی و با بازدهی بالا به کار بپردازند(مشغول به کار شوند) ،و نتایج خوبی را متوجه سازمانهایشان کنند(نشان دهند ) لازم است تا در محیطی سالم و مناسب چه از نظر فیزیکی و چه از نظر روانی( از هر لحاظ فیزیکی و روانی ) قرار گیرند. چنین محیطی دارای ویژگی هایی است که می بایست(بهتر است) به آن پرداخته شود.

از لحاظ(نظر) فیزیکی:

محیط کار(مناسب) باید امکانات اولیه را دارا باشد مثلاً( برای مثال) از لحاظ نور، تهویه، دوری از سروصدای محیطی و… مناسب باشد و ابزار(امنکانات) و وسایل ابتدایی(اولیه) و مناسب کار در اختیار کارکنان(کارمندان) قرار گیرد.

از لحاظ(نظر) سبک(شیوه)  مدیریتی

نحوه (طریقه) اداره سازمانها و ایجاد ارتباط سالم بین همکاران (و کارمندان)با هم می توانند یک محیط کار سالم را بوجود آورد و مدیریت سازمان باید سعی نمایند که کارکنان (کارمندان) از کار خود احساس رضایتمندی شغلی داشته باشند.

فضای اداری گوگل

شرکت گوگل تقریبا از بزرگی و امکانات، ب مانند یک کمپ بزرگی(وسیع) تفریحی میماند. در گوگل تمام غذاها و امکانات ورزشی، پزشکی، مهد کودک، و غیره کارمندان گوگل کاملا مجانی (رایگان)است. گوگل به کارمندانش اجازه داده( این امکان را داده است) تا ۲۰ درصد از وقت کاری روزانه شان و یا یک روز کامل در هفته – را به (انجام) پروژه ها و کارهای مورد علاقه خودشان، که ربطی به شغل شان ندارد، اختصاص بدهند تا فکرشان( ذهنشان) باز و رابطه شان با دنیای غیر کامپیوتری(واقعی) بیشتر(بهتر ) شود.

مهندسین گوگل اجازه دارند در هنگام کار هرگاه (هر زمان که ) دوست دارند(مایل هستند) کمی چرت بزنند (استراحت کنند) تا مغزشان(ذهنشان) فرصت بیشتری برای تفکر داشته باشد. (در وقت نهار)هنگام نهار تمامی کارمندان گوگل کنار یکدیگر می نشینند و تجربه ها و پروژه هایشان را با هم ( با یکدیگر)در میان(به اشتراک) می گذارند. این باعث می شود که همه از پروژه های آینده گوگل با خبر (آگاهی داشته باشند) و کمتر کسیاز تجارب و پروژه های دیگران ( بی اطلاع)باشد.

مجتمع (دفتر)اصلی گوگل در Mountain View پنج کافه تریای اصلی دارد و قرار است که ۱۴ کافه دیگر هم ایجاد شوند. نهار در تمام آنها و صبحانه و شام در بعضی کافه ها مجانی( به صورت رایگان) سرو میشود. این کافه ها روزانه در حدود ۱۵۰۰ تا ۲۳۰۰ صبحانه و نهار و شبها ۶۰۰ تا ۸۰۰ شام مجانی (رایگان)سرو میکنند و ۸۵ درصد کارمندان گوگل در انها حضور مییابند و معمولا هم حدود ۱۲۵ درصد غذا تهیه(سرو) می شود.

 ضوابط و استاندارد فضای اداری

قاعده کلی:

• گروه ها باید قدرت برنامه ریزی(برای ) فضای اداری خود را دارا باشند
• استانداردها و دستورالعمل باید ساده باشد
• حداقل استانداردها وخطوط راهنمای گسترده نوشته شده به زبان غیر فنی ب(باعث شده) گروه ها قادر به برنامه ریزی دفتر خود هستد(باشند)
• فضا باید با توجه به نیازهای کاربردی اختصاص داده شود
• فضا باید انعطاف باشد
• موانع کمتری برای تغییر، کمترین اختلال و هزینه های پایین تر در پول و زمان وقتی که تغییر انجام میشود به وسیله
• با استفاده از برنامه ریزی فضای بازدر هر زمان به صورت عملی
• کاهش تعداد اندازه های مختلف از فضاها
• استاندارد کردن اندازه فضاهای بسیاری تا جایی که ممکن است