به عنوان اولین و مهمترین نقطه ارتباطی بین هر سازمان( شرکت)  و مشتریانش تعریف می شود و اکثر( بیشتر)  تماس های ورودی مرتبط با سازمان و تماس های خروجی در آنجا انجام می پذیرند(میشود). محبوبیت(استفاده از) مراکز تماس در جامعه ی مدرن(یشرفته) رو به افزایش است، بسیاری از شرکت ها خدمات مشتریان و بخش پشتیبانی( خدمات پشتیبانی) را در این بخش متمرکز کرده اند(قرار داده اند). مراکز تماس،  کارکنان(کارمندان) بسیاری را در بخش خدمات مشتریان، بخش فروش و بخش پشتیبانی به کار می گیرند(مشغول به کار میکند).

به‌طور کلی(به بیان دیگر) مرکز تماس به منظور(در جهت) دریافت، انتقال و ارسال حجم زیادی از درخواست‌ها از طریق تلفن، پست الکترونیکی (Email)، پیام‌کوتاه (SMS)، نمابر (Fax) و وب به کار گرفته می‌شود و نیاز به یک راه مقرون به صرفه (با هزینه کمتر)برای مدیریت موثر و مداوم(مناسب )این کانال‌های ارتباطی دارد.

کار مرکز تماس چیست؟

کار مرکز تماس (ارایه)خدمات به مشتریان است که با استفاده از تلفن و کامپیوتر و تبلت انجام می پذیرد. هر دو نوع کار(خدمات) در این صنعتداخلی(تکنولوژی) هستند، چه تماس های ورودی، چه تماس های خروجی(هردو تماس های ورودی و خروجی). این نوع کار را در منزل نیز میتوان انجام داد ولی بسیاری از مرکز تماس ها محل کار معینی(ثابتی همراه با کارکنان زیادی ) دارند.

مزایا مرکز تماس:

• رسیدگی به تماس های مضاعف
• رضایت مشتریان
• افزایش درامد
• کاهش هزینه

انواع مراکز تماس با مشتریان:

• مرکز تماس ورودی و خروجی

• مرکز خدمات مشتریان

دفتر مجازی

یک دفتر مجازی (شرکت مجازی) اشاره به شرکتی میکند که که ممکن است یک مکان ثابت نداشته باشد کارکنان (کارمندان)دفتر(شرکت) ممکن است در خانه(منزل خود) و یا درمکان های مختلف کار کنند(مشغول به کار باشند).

امکانات (مزایا)دفتر مجازی و سرویس ها

• عدم نیاز به دفتر فیزیکی و تجهیزات سخت افزاری( دفتر و امکانات فیزیکی و تجهیزات واقعی)
• هزینه بسیار پایین و مقرون به صرفه
• دستیار مجازی
• بهبود کیفیت خدمات مشتری
• کاهش برخی از هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
• قابلیت ارسال و دریافت فکس
• کاهش تردد پرسنل و هزینه‌های آن(هزینه رفت و آمد کارکنان)
افزایش و بهبود کیفیت زندگی پرسنل(

معایب دفتر مجازی

• ارتباطات مجازی فاقد تعامل اجتماعی چهره به چهره(روابط عمومی به صورت رو در رو ) است
• جلسات هماهنگی ممکن است دشوار باشد به خصوص(مخصوصا) اگر کارگران (کارمندان) در چندین منطقه زمانی(مختلف) پراکنده شده است(باشند).

 فضای کار اداری

یک دفتر به طور کلی یک اتاق و یا یک  منطقه(فضای) دیگر که در آن کار اداری انجام شده است(میبا شد) ،  همچنین ممکن است یک موقعیت در یک سازمان با وظایف خاص(متعدد) به آن متصل (شده) باشد.

ویژگی های محیط کار خوب

معمولاً( به طور معمول) برای آنکه کارکنان(کارمندان) در محیط کار خود به راحتی و با بازدهی بالا به کار بپردازند(مشغول به کار شوند) ،و نتایج خوبی را متوجه سازمانهایشان کنند(نشان دهند ) لازم است تا در محیطی سالم و مناسب چه از نظر فیزیکی و چه از نظر روانی( از هر لحاظ فیزیکی و روانی ) قرار گیرند. چنین محیطی دارای ویژگی هایی است که می بایست(بهتر است) به آن پرداخته شود.

از لحاظ(نظر) فیزیکی:

محیط کار(مناسب) باید امکانات اولیه را دارا باشد مثلاً( برای مثال) از لحاظ نور، تهویه، دوری از سروصدای محیطی و… مناسب باشد و ابزار(امنکانات) و وسایل ابتدایی(اولیه) و مناسب کار در اختیار کارکنان(کارمندان) قرار گیرد.

از لحاظ(نظر) سبک(شیوه)  مدیریتی

نحوه (طریقه) اداره سازمانها و ایجاد ارتباط سالم بین همکاران (و کارمندان)با هم می توانند یک محیط کار سالم را بوجود آورد و مدیریت سازمان باید سعی نمایند که کارکنان (کارمندان) از کار خود احساس رضایتمندی شغلی داشته باشند.

فضای اداری گوگل

شرکت گوگل تقریبا از بزرگی و امکانات، ب مانند یک کمپ بزرگی(وسیع) تفریحی میماند. در گوگل تمام غذاها و امکانات ورزشی، پزشکی، مهد کودک، و غیره کارمندان گوگل کاملا مجانی (رایگان)است. گوگل به کارمندانش اجازه داده( این امکان را داده است) تا ۲۰ درصد از وقت کاری روزانه شان و یا یک روز کامل در هفته – را به (انجام) پروژه ها و کارهای مورد علاقه خودشان، که ربطی به شغل شان ندارد، اختصاص بدهند تا فکرشان( ذهنشان) باز و رابطه شان با دنیای غیر کامپیوتری(واقعی) بیشتر(بهتر ) شود.

مهندسین گوگل اجازه دارند در هنگام کار هرگاه (هر زمان که ) دوست دارند(مایل هستند) کمی چرت بزنند (استراحت کنند) تا مغزشان(ذهنشان) فرصت بیشتری برای تفکر داشته باشد. (در وقت نهار)هنگام نهار تمامی کارمندان گوگل کنار یکدیگر می نشینند و تجربه ها و پروژه هایشان را با هم ( با یکدیگر)در میان(به اشتراک) می گذارند. این باعث می شود که همه از پروژه های آینده گوگل با خبر (آگاهی داشته باشند) و کمتر کسیاز تجارب و پروژه های دیگران ( بی اطلاع)باشد.

مجتمع (دفتر)اصلی گوگل در Mountain View پنج کافه تریای اصلی دارد و قرار است که ۱۴ کافه دیگر هم ایجاد شوند. نهار در تمام آنها و صبحانه و شام در بعضی کافه ها مجانی( به صورت رایگان) سرو میشود. این کافه ها روزانه در حدود ۱۵۰۰ تا ۲۳۰۰ صبحانه و نهار و شبها ۶۰۰ تا ۸۰۰ شام مجانی (رایگان)سرو میکنند و ۸۵ درصد کارمندان گوگل در انها حضور مییابند و معمولا هم حدود ۱۲۵ درصد غذا تهیه(سرو) می شود.

 ضوابط و استاندارد فضای اداری

قاعده کلی:

• گروه ها باید قدرت برنامه ریزی(برای ) فضای اداری خود را دارا باشند
• استانداردها و دستورالعمل باید ساده باشد
• حداقل استانداردها وخطوط راهنمای گسترده نوشته شده به زبان غیر فنی ب(باعث شده) گروه ها قادر به برنامه ریزی دفتر خود هستد(باشند)
• فضا باید با توجه به نیازهای کاربردی اختصاص داده شود
• فضا باید انعطاف باشد
• موانع کمتری برای تغییر، کمترین اختلال و هزینه های پایین تر در پول و زمان وقتی که تغییر انجام میشود به وسیله
• با استفاده از برنامه ریزی فضای بازدر هر زمان به صورت عملی
• کاهش تعداد اندازه های مختلف از فضاها
• استاندارد کردن اندازه فضاهای بسیاری تا جایی که ممکن است

اجاره اتاق در تهران

اجاره اتاق در تهران به صورت ساعتی برای جلسات کاری شما

اجاره دفتر کار

آیا اجاره دفتر کار به سود کسب و کار شماست؟

اجاره دفتر کار، راه‌اندازی و چرخاندن آن یکی از پرهزینه‌ترین مراحل راه‌اندازی یک کسب و کار جدید است. این هزینه‌ها شامل اجاره ماهیانه دفتر، میز و صندلی، تهویه، تجهیزات اداری، اینترنت و غیره است. به خاطر همین هزینه‌های سرسام‌آور است که بسیاری از کارآفرینان کهنه‌کار به کارآفرینان تازه‌کار توصیه می‌کنند که در ابتدای راه‌اندازی کسب و کار زیر بار این هزینه‌ها نروند و کار خود را بدون اجاره دفتر کار آغاز کنند. اما هر کسب و کاری دستکم به یک شماره تلفن کاری و محلی برای برگزاری جلسات و ملاقات‌ها نیاز دارد.

خدمات پاسخگویی تلفن و مرکز تماس

خودمانیم، هیچ چیزی همچون یک سرویس تلفن گویا به یک شرکت وجهه حرفه‌ای نمی‌بخشد. سرویس تلفن گویا روشی کارآمد برای مدیریت تماس‌های ورودی است. اما با اشتراک در سرویس تلفن گویای «دفتر شما» دیگر نیازی به هزینه‌های بالا برای راه‌اندازی این سیستم ندارید. «دفتر شما» سرویس تلفن گویا را بر روی بستر خطوط دیجیتال مخابرات تهران به مشترکین خود ارائه می دهد و بر این اساس در اختیار هر کدام از مشترکین به انتخاب خودشان شماره منحصر به فردی را قرار می دهد. شما پس از انتخاب شماره تلفن خود از بین هزاران شماره موجود با پیش شماره ۲ شهر تهران می توانید با ضبط پیام صوتی تلفن گویای خود را را اندازی نمائید.

زمانی که مشتری‌هایتان با شماره اختصاصی شما تماس می‌گیرند، بعد از شنیدن پیام صوتی از پیش ضبط شده، به داخلی‌های شرکت شما راهنمایی می‌شوند. در این مرحله مشتریان با شماره‌گیری داخلی مورد نظرشان به موبایل و یا شماره ثابتی که شما برای آن داخلی تعریف کرده اید متصل می‌شوند. در صورتی که در آن زمان امکان پاسخگویی برای شما وجود نداشته باشد، آنها به طور خودکار به صندوق صوتی وصل خواهند شد.

«دفتر شما» علاوه بر سرویس تلفن گویا سرویس منشی حقیقی نیز عرضه می‌کند. این سرویس بدون نیاز به استخدام منشی و یا حتی خرید خط تلفن به شما این امکان را می دهد تا کلیه تماس های خود را توسط منشی های انسانی پاسخ دهید. شما پس از انتخاب شماره تلفن های خود از بین هزاران شماره موجود با پیش شماره ۲ شهر تهران و با هماهنگی با منشی خود در “دفتر شما” می توانید سرویس منشی حقیقی خود را را ه اندازی نمائید.

زمانی که تماسی با شماره اختصاصی شما گرفته می‌شود، منشی های با تجربه ما تماس را مشخصاً با عنوانی که شما انتخاب کرده اید پاسخ داده و پس از سلام و خوش آمدگویی درخواست ها و سؤالات تماس گیرنده را مطابق دستورالعملی که دراختیار منشی قرارداده اید، پاسخ می دهند. در صورت نیاز (با هماهنگی شما) تماس را به موبایل و یا شماره ثابتی که شما از قبل تعیین کرده اید دایورت می کنند. همچنین بعد از پایان تماس پیامک و ایمیلی حاوی نام، شماره تلفن و درخواست تماس گیرنده برای شما ارسال می گردد.

اجاره دفتر کار به صورت ساعتی

شاید هر از گاهی نیاز داشته باشید با مشتریان یا شریکان خود جلسه برگزار کنید، اما از یک سو تعداد این جلسات به قدری نیست که اجاره دفتر کار ثابت را توجیه کند، و از سوی دیگر، برگزاری جلسات در منزل و یا رستوران نیز آن را از حالت رسمی و حرفه‌ای خارج می‌کند. خوشبختانه «دفتر شما» خدمتی تحت عنوان سرویس فضای اداری نیز عرضه می‌کند. بدین صورت که بسته به نیازتان، با هماهنگی قبلی و به صورت ساعتی از امکاناتی همچون اتاق کنفرانس و مدیریتی، پذیرایی، اینترنت، پرینتر و پروژکتور بهره‌مند شوید.

بنابراین با بهره‌مندی از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» علاوه بر صرفه‌جویی بسیار زیاد در هزینه‌ها، به خصوص هزینه اجاره دفتر کار، در واقع بسیاری از مسئولیت‌ها، همچون پاسخگویی تلفن، دریافت و ارسال ایمیل، پاسخگویی به سوالات متداول، دریافت فکس و غیره را از روی دوش خود برمی‌دارید و به نیروهای آموزش‌دیده ما می‌سپارید. بنابراین می‌تواند با تمرکز بیش‌تر به توسعه کسب و کار خود بپردازید.

کسب وکار خانگی

۱۱ توصیه برای راه‌اندازی کسب وکار خانگی

با پیدایش اینترنت راه‌اندازی کسب وکار خانگی و جدید برای کارآفرینان نوپا ساده‌تر و جذاب‌تر از هر زمانی شده است. به علاوه، اینترنت با ایجاد امکان دورکاری برای کارمندان به همان میزان تأثیری انقلابی داشته است. اما اگر بتوانیم از قدرت اینترنت برای بهره‌گیری از هر دوی این فرصت‌ها استفاده کنیم چه؟
استفاده از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» روشی خلاقانه برای کسب وکار خانگی شماست که به کارکنانتان اجازه می‌دهد وقت و انرژی خود را به جای اتلاف در مسیر خانه به محل کار و برعکس بر کار متمرکز کنند. راه‌اندازی دفتر مجازی همچنین در صرفه‌جویی، افزایش سود و توسعهکسب وکار خانگی تان به شما کمک می‌کند.

این ۱۱ توصیه را برای ایجاد یک کسب و کار خانگی در نظر داشته باشید:

۱٫ پیدا کردن سیستم تلفن مناسب. سیستم تلفن شما باید قادر به اتصال و پشتیبانی از تمامی موقعیت‌های شما و کارکنانتان باشد تا تصویری یکپارچه به کسب و کار خانگی تان بدهد. شما می‌توانید با خریداری چند خط تلفن مجازی از «دفتر شما» که با پیش شماره ۲ در تهران عرضه می‌شود با هزینه مناسب شماره‌ای مستقل حرفه‌ای در اختیار هر یک از اعضای خود قرار دهید. «دفتر شما» این امکان را نیز برای اعضای شما فراهم می‌کند که چنان چه قادر به پاسخگویی به تلفن همراه خود نبودند، تماس به این شماره دایوت شود. تماس‌گیرنده می‌تواند در صورت عدم پاسخگویی به صندوق صوتی‌تان وصل می‌شوند.
۲٫ اینترانت راه‌اندازی کنید. نظر به این که کارکنان شما برای کار کردن در یک مکان جمع نمی‌شوند، باید ارتباط میان اعضا را تسهیل کنید و این حس را به آن‌ها القا کنید که درست است از هم دوریم، اما همه اعضای یک تیم‌ایم. اینترانت هر دوی این شرایط را ایجاد می‌کند. تیم مجازی‌تان را به هم مرتبط می‌کند و تبادل اطلاعات را سرعت می‌بخشد.
۳٫ بسته به نیاز، در مکانی غیرکاری جلسه برگزار کنید. «دفتر شما» برای این منظور اتاق در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. شما می‌توانید از کافی شاپ‌هایی که Wi-Fi و فضای کافی دارند نیز برای برگزاری جلسات غیررسمی استفاده کنید.
۴٫ برای تقویت روحیه تیمی رویدادهایی برگزار کنید. رویدادهای حضوری برای یادآوری به کارکنانتان که تنها نیستند و بخشی از یک تیم هستند ضروری است. این رویداد می‌تواند خیلی ساده در حد یک ناهار با اعضای تیم در منزلتان باشد و یا به شکلی حرفه‌ای در قالب یک برنامه آموزشی.

۵٫ از سرویس منشی حقیقی«دفتر شما» استفاده کنید. سرویس منشی حقیقی «دفتر شما» کسی- یا گروهی- است که به صورت دورکار به سیستم تلفن شما متصل می‌شود و با پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های شما این احساس را به تماس‌گیرنده القا می‌کند که در محل شرکت در حال پاسخگویی به تماس‌هاست. از دیگر خدمات منشی‌های حقیقی پاسخگویی به تماس‌ها، برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و پیغام گرفتن در هر زمان که شما بخواهید است. «دفتر شما» علاوه بر عرضه خدمات منشی حقیقی، سرویس منشی مجازی و یا تلفن گویا نیز عرضه می‌کند. بدین صورت که وقتی مشتری‌هایتان با شماره اختصاصی شما تماس می‌گیرند، بعد از شنیدن پیام صوتی از پیش ضبط شده، به داخلی‌های شرکت شما راهنمایی می‌شوند. در این مرحله مشتریان با شماره‌گیری داخلی مورد نظرشان به موبایل و یا شماره ثابتی که شما برای آن داخلی تعریف کرده اید متصل می‌شوند. در صورتی که در آن زمان امکان پاسخگویی برای شما وجود نداشته باشد، آنها به طور خودکار به صندوق صوتی وصل خواهند شد.
۶٫ ارتباطی مداوم و بی‌رودربایستی داشته باشید. برای رهبری تیم مجازی‌تان باید مدیریت قدرتمندی داشته باشید. انتظارهای خود را خیلی شفاف به کارکنانتان بگویید. خاطرجمع شوید که از خط مشی‌تان درمورد حقوق، بیمه و مرخصی آگاه هستند.
۷٫ حرفه‌ای حقوق دهید. پرداخت حقوق باید دقیقاً به همان شکلی باشد که در یک دفتر سنتی است.
۸٫ کارکنان تازه ‌استخدام‌شده را از نزدیک ببینید و به آن‌ها خوشامد بگویید. هر زمان که مقدور بود، کارکنانتان را پیش از آن که به تیم اضافه شوند از نزدیک ملاقات کنید. افرادی که مناسب دورکاری هستند ویژگی‌های خاصی دارند، بنابراین اطمینان حاصل کنید فرد جدید از آن ویژگی‌ها برخوردار باشد. همچنین باید بدانید که آیا در منزل فضا و امکانات لازم را برای کار مورد نظر دارند یا خیر.

۹٫ تصویری حرفه‌ای از خود به نمایش بگذارید. داشتن وبسایت می‌تواند برای کسب وکار خانگی تان تصویر قدرتمندی در انظار عمومی ایجاد کند. توضیحاتی درباره تمامی اعضای تیمتان، اطلاعاتی درباره تیمتان و خدماتش، دستاوردهایش و اطلاعات تماس برای مشتریان کنونی و احتمالی را بر روی وبسایتتان قرار دهید.
۱۰٫ روابط عمومی و بازاریابی را جدی بگیرید. یک برند قدرتمند و جذاب و تصویری که کسب و کارتان به نمایش می‌گذارد برای موفقیت کسب وکار خانگی تان ضروری است. باید این باور را به مشتریانتان القا کنید که شما بهترین راهکار را برای مشکلاتشان در اختیار دارید.
با خدماتی که «دفتر شما» عرضه می‌کند، می‌توانید کسب وکار خانگیتان را به شکلی حرفه‌ای مدیریت کنید و دیگر بابت این که کسب و کارتان خانگی است احساس محدودیت و شرمندگی نکنید.

۶نوع شخصیتی که هر استارتاپی به آنها نیاز دارد

موفقیت استارتاپ ها هیچ نسخه ی تضمین شده ای ندارد اما برنارد شونر اعتقاد دارد اعضای تیم شما می توانند باعث موفقیت یا شکست کسب کار جدید شما شوند. شونر که دکترای خود را از ام آی تی گرفته و یکی از مؤسسین کسب کار جدید  ThingMagic بود، شرکت خود را در سال ۲۰۱۰ به Trimble Navigation فروخت. تیم ThingMagic در ابتدا ۵ مؤسس داشت. اما زمانی که شرکت فروخته شد، به گفته ی شونر تنها دو نفر از آنها باقی مانده بودند. این باعث شد وی بیشتر در مورد پویایی تیم ها تحقیق کند.

او می گوید: «نقش های خاصی در هر شرکت یا استارت آپ فناوری هست که که فکر می کنم اگر احتیاط بیشتری در مورد آنها به خرج دهید، شانس موفقیتتان افزایش می یابد. با اینکه برخی از شرکت ها حتی با یک یا دو نفر آغاز به کار می کنند، شونر می گوید ۶ تیپ شخصیتی اصلی وجود دارد که به عقیده ی او تیم خوبی می سازند. اعضای تشکیل دهنده ی تیم رویایی شونر به قرار زیر هستند.

۱– نابغه ی نقش اول

شونر می گوید: «به نظرم این در فضای استارت آپ های حوزه ی فناوری تقریباً پذیرفته شده است که بهتر است یک نفر با دانش فنی بالا داشته باشید. کسی باید وجود داشته باشد که رهبری فنی تیم را بر عهده بگیرد».

۲– رهبر

شونر اعتقاد دارد داشتن کسی که کارها را سرپرستی کند اهمیت زیادی دارد. این فرد معمولاً مدیرعامل است. او می گوید: «در تیم های مؤسسی که تعدادشان بیشتر است، اینکه مثلاً پنج نظر متفاوت و با وزن برابر داشته باشیم می تواند کمی دردسرساز شود. دموکراسی خوب است، اما نه برای یک استارت آپ. لزوماً لازم نیست همیشه حق با رهبر یا مدیرعامل باشد، اما خوب است وی شخصیتی مناسب برای رهبری داشته باشد که دیگران حرفش را بخوانند».

۳- کارکشته ی صنعت

شونر می گوید این همان کسی است که اغلب در استارت آپ های جوان غایب است، اما تأکید می کند که داشتن فردی با تجربه در تیم اهمیت زیادی دارد.

او می گوید: «کسی که واقعاً صنعت مورد نظر را بشناسد می تواند ارزش بسیار زیادی داشته باشد. این نوع آدم ها فقط به دنبال چیزهای جذاب یا تازه نیستند. بلکه این تجربه را دارند که بفهمند در یک صنعت به خصوص، به چه چیزی نیاز است».

۴- متخصص فروش

شونر که اعتقاد دارد متخصصین جوان حوزه ی فناوری اغلب از ارزش یک کارشناس فروش در تیم خود بی اطلاع اند، در این باره می گوید: «متخصص فروش کسی است که نه تنها با صنعت مورد نظر آشنایی دارد، بلکه خوب می داند چطور آن را به مشتری بفروشد. وقتی سعی داریم دیگران را به پرداخت پول ترغیب کنیم، دیگر موضوع بر سر فناوری نیست؛ بلکه بر سر این است که چه ارزشی می توانیم برای مشتری فراهم کنیم».

۵- سوپر استار ارتباطات

سوپراستار استارت آپ شما به عقیده ی شونر می تواند همان نابغه یا مدیر عامل شرکت باشد. به هر صورت او کسی است که می تواند دیگران را متوجه شرکت شما کند.

شونر در این باره می گوید: «این همان کسی است که باید استراتژی خود را حول وی تدوین کنیم. او همان است که شما به کنفرانس ها و جلسات مختلف خواهید فرستاد».

۶- راهنمای امور مالی

نگه داشتن حساب هزینه ها، مخصوصاً وقتی هنوز محصولی روانه ی بازار نکرده اید اهمیت زیادی دارد. شونر می گوید: «داشتن یک شخصیت مالی مهم است. شما به کسی نیاز دارید که از پس اعداد و ارقام به خوبی بر بیاید». با این حال، اگر هنوز در مرحله ای نیستید که بتوانید از پس هزینه های شش نفر بر بیایید، در صورتی که حد اقل یکی دیگر اعضای تیم شم مدیریت مالی داشته باشد، می توانید به توصیه ی شونر این مورد را از فهرست خود حذف کنید.